Estudio de viabilidad de una nueva herramienta de gestión de proyectos para Group IPS

Abstract

Group IPS es una empresa belga dedicada a la gestión de proyectos en el sector industrial. Group IPS cuenta con una robusta metodología de gestión de proyectos. Durante los últimos 20 años, esta metodología ha sido refinada para conseguir la magnitud y la madurez de la actualidad. A lo largo de esta etapa se han creado diversas plantillas e incluso se han ido incorporando potentes programas de planificación. Aun con todo ello la estructura de los documentos sigue siendo descentralizada. Esto obliga a tener que migrar datos de unos documentos a otros. Las copias de estos datos se realizan de manera manual siendo fuente de ineficiencia a y errores. Por ello nace la iniciativa de desarrollar una programa para la gestión de proyectos con cuatro objetivos: - Integrar todas las herramientas en un mismo entorno - Automatizar la actualización de información entre documentos - Simplificar la relación entre los entregables de Gestión de Proyectos y los documentos de cada uno de los programas utilizados actualmente - Agilizar la planificación de las tareas y recursos en el proyecto El objeto de este documento es realizar una definición funcional de la plataforma para poder realizar un posterior estudio de la viabilidad del proyecto y determinar el éxito de su implantación. Este proceso se llevará a cabo mediante los siguientes estudios: - Análisis del funcionamiento de la metodología de Group IPS e identificación de las claves a tener en cuenta en el desarrollo de la aplicación - Estudio de distintas metodologías de gestión de proyectos para mejorar la existente - Análisis de programas de gestión de proyectos que cumplan los requisitos de la plataforma - Descripción funcional de la herramienta - Estudio de viabilidad - Próximos pasos

Group IPS is a Belgic company dedicated to Project Management in the industrial field. Group IPS has a robust methodology of Project Management. Over the last 20 years, this methodology has been tuned to get the size and current maturity. Over these years many templates and trainings have been created as well as the implementation of different programs to obtain better results in planning and design. Nevertheless, the structure of the different documents remains decentralized. This structure forces IPS employees to update information across documents. The update of this data, is performed manually and this becomes a source of inefficiencies and errors. This creates the need to develop a tool to manage projects. The four main goals from for the tool are: - Combine all tools into one unique platform - Automatize the update of the information across documents - Simplify the relationship between the PM deliverables and the documents of each program - Simplify the planning of resources and task allocation The purpose of this document is to elaborate a functional definition of the platform to perform a feasibility study of the project and determine the plausible success of its implementation. For this study the following analysis will be taking into consideration: - Analysis about Group IPS’s methodology and the keys to take into account in the development of the application - Research on different methodologies of project management to improve the existing one - Benchmark of different programs available in the market that fulfil the specifications of the platform - Functional definition of the Overall Project Tool - Feasibility study